PRIVACYVERKLARING

Op Orde Bewindvoering verwerkt persoonsgegevens en financiële gegevens over u, omdat u gebruik maakt van onze diensten of omdat u onder bewind, mentorschap of curatele bent gesteld. De verwerking van deze gegevens is nodig om ons werk naar behoren te kunnen doen. Uiteraard gaan wij heel zorgvuldig met uw gegevens om en delen wij deze nooit zomaar met anderen. In deze privacyverklaring kunt u lezen hoe wij te werk gaan om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen.

Welke gegevens verwerken wij?
In uw dossier leggen wij de volgende gegevens vast:

  • voor- en achternaam,
  • geboortedatum en -plaats,
  • BSN,
  • adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, IP-adres,
  • financiële gegevens (zoals een bankrekening op naam),
  • indien relevant zullen wij ook medische gegevens vastleggen.

Vanwege de privacygevoelige gegevens die wij verwerken, hebben wij onze administratie gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze heeft onze administratie opgenomen in het register onder meldingsnummer …………………………..

Waar bewaren wij uw gegevens?
Alle gegevens die wij van uzelf of anderen ontvangen, leggen wij vast in een digitaal dossier. Het digitale dossier bevindt zich in een elektronisch beveiligde omgeving, die alleen toegankelijk is met een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. Daarnaast leggen wij gegevens vast in applicaties (computersystemen) die wij gebruiken. Ook kunnen gegevens op papier worden bijgehouden (bijvoorbeeld een gespreksverslag), deze gegevens zullen zo snel mogelijk in het digitale dossier worden verwerkt, waarna het papieren verslag wordt vernietigd.

Alleen medewerkers van Op Orde Bewindvoering hebben direct toegang tot uw gegevens. Tot sommige gegevens heeft u zelf ook toegang via uw persoonlijke inlogmogelijkheid (portal).

Op Orde Bewindvoering maakt gebruik van de volgende applicaties:

OnView

OnView wordt gebruikt voor de primaire bedrijfsprocessen. Daarbij kunt u denken aan bijvoorbeeld het bewaken van uw budget, het klaarzetten van betalingen, het vastleggen van schulden en betalingsregelingen en het afleggen van rekening & verantwoording. Ook wordt alle ontvangen en uitgaande correspondentie hierin vastgelegd.

Exact Online

Exact Online wordt gebruikt voor het bijhouden van de financiële administratie van Op Orde Bewindvoering. Vanuit deze applicatie worden de facturen voor de kosten van het bewind aangemaakt en verzonden.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook wordt gebruikt voor het verwerken van e-mailberichten.

Internetbankieren

Internetbankieren wordt gebruikt voor het downloaden van transacties en het klaarzetten van betalingen.

 
Regelmatig worden back-ups gemaakt om uw en onze gegevens veilig te stellen en te herstellen bij calamiteiten.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt nodig is om het doel te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verzameld.

Indien u zich bij ons heeft aangemeld, maar er wordt geen bewind uitgesproken, bewaren wij uw gegevens tot zes maanden na de eerstvolgende (jaarlijkse) accountantscontrole.
Indien het bewind na aanmelding wel wordt uitgesproken, hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het eindigen van het bewind bij Op Orde Bewindoering.

Wanneer delen wij uw gegevens met anderen?
Op orde Bewindvoering verstrekt uw gegevens alleen aan derden om te voldoen aan een wettelijke verplichting, indien dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdracht of indien u hier zelf om verzoekt.

Bij langdurige afwezigheid van uw bewindvoerder (door bijvoorbeeld ziekte) die niet intern kan worden opgevangen, kan aan een waarnemer inzage in uw dossier worden verstrekt, indien dit nodig is voor de voortgang van het bewind. De waarnemer heeft een geheimhoudingsplicht.

Wij leggen verantwoording over het bewind af aan u (of uw erfgenamen indien u komt te overlijden) en/of aan de kantonrechter conform de wet. Wij leggen geen verantwoording af aan andere personen.

Ten behoeve van de audit voor het Landelijke Kwaliteitsbureau CBM wordt jaarlijks een accountantscontrole uitgevoerd. Voor dit doel wordt (onder toezicht van de maten van Op Orde Bewindvoering) aan de accountant inzage gegeven in alle dossiers. De accountant heeft een geheimhoudingsplicht.

Als u wilt dat andere personen (bijvoorbeeld familieleden of hulpverleners) inzage krijgen in uw dossier, dan dient u ons schriftelijk of per e-mail toestemming te geven om die gegevens te delen. Wij zullen u dan bellen om na te gaan of u deze toestemming daadwerkelijk zelf hebt verstrekt. U kunt uw toestemming te allen tijde schriftelijk of per e-mail intrekken, zonder opgaaf van reden.

Wilt u uw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien. Wanneer uw gegevens onjuist blijken te zijn, zullen wij deze corrigeren nadat wij hierover van u een melding ontvangen hebben. Als het onnodig blijkt om uw gegevens te bewaren, zullen wij ze verwijderen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar [email protected] of naar Postbus 3500, 3003 AM Rotterdam. Wij zullen dan binnen vijf werkdagen na ontvangst van uw verzoek op uw verzoek reageren.

Website: cookies, algemene bezoekgegevens en links naar andere websites
Op Orde Bewindvoering neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat, om te garanderen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, er aanwijzingen zijn van misbruik of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van de door Op Orde Bewindvoering verzamelde persoonsgegevens en/of financiële gegevens, neemt u dan contact met ons op.

Wanneer u onze website bezoekt kunnen wij tijdelijk enige informatie opslaan op uw computer in de vorm van een “cookie”. Het opslaan van tijdelijke gegevens in een cookie helpt ons de inhoud van onze website beter af te stemmen op uw behoeften en het gebruikersgemak te vergroten.

De gegevens worden in een tijdelijke cookie opgeslagen. Dit betekent dat de door u ingevulde gegevens slechts zolang bewaard worden als dat u uw internetbrowser geopend heeft.

Ook worden op onze website algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het ip-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van het bezoek- en klikgedrag op de website. Op Orde Bewindvoering gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zoveel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Verder bevat onze website links naar websites van andere partijen. Op Orde Bewindvoering is niet verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid, juistheid en volledigheid van de gegevens op andere websites.

Wijzigen privacyverklaring
Op Orde Bewindvoering kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij raden u aan om periodiek deze verklaring te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van de wijze waarop uw persoonlijke en financiële gegevens beschermd worden.

CONTACT INFORMATIE

Op Orde Bewindvoering
Postbus 3500
3003 AM Rotterdam

Telefoon:

E-mail:  [email protected]

Op Orde Bewindvoering is op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag telefonisch bereikbaar tijdens het spreekuur (van 09.00 uur tot 12.00 uur).